Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
29
Oct
Gerenciadores eletrônicos de documentos (GED em português e ECM, Enterprise Content Management) propiciam que uma
empresa, organização ou mesmo uma pessoa gerencie documentos mesmo que não estejam estruturados, ou seja, envolvem estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos de organização do fluxo.
Neste sentido são mais amplos que os CMS (Content Managment System), como Drupal, Plone, WordPress, etc. que gerenciam conteúdos “carregados” dentro da plataforma e portanto são limitados, pois não é suficiente “gerenciar” o conteúdo.
Duas plataformas mais difundidas de GED são: Alfresco e Knowledge Tree (KT).
As principais motivações para se ter um GED são: o compartilhamento de arquivos é melhorar a colaboração e auditoria em documentos organizacionais. Seis pontos devem ser levados em consideração: métodos para organizar e armazenar de modo simples os documentos, segurança e proteção (isto é crítico, nem sempre levado a sério), capacidade de introduzir metadados, opções de pesquisa (outro ponto crítico), controle de versão e rastreamento de transações e documento de fluxo de trabalho (road map).
As duas ferramentas fazem isto, mas KT é paga, há uma outra paga chamada Dokmee, mais simples mas ao nosso ver mais limitada, mas muitas empresas preferem ferramentas “simples”, para tornar o treinamento simples e garantir o “serviço”.
Tanto Alfresco quanto KT oferecem todas as funcionalidades sugeridas acima, com pequenas diferenças. Os dois têm os conceitos de usuários, grupos e papéis, mas KT fornece ainda a opção de unidades. Todos os usuários tem acesso aos documentos que podem ser controlados em uma escala de simples e com complexas opções de proteção.
Já os metadados e opções globais de pesquisas internas de documentos estão disponíveis em ambos, mas na versão KT estão ativados como padrão enquanto no Alfresco podem ser acrescentados com maior facilidade através de definição de aspectos de herança de acordo com as localidades. E por último ambos têm sistemas de fluxo contínuo de trabalho.
